Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS) beim Kantonsspital Baselland (KSBL)

Kundenstimme

«Mithilfe der Fachspezialistin von REXULT konnten erste Grundsteine für die Einführung eines spitalübergreifenden resp. gesamtheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) gelegt werden. Dank ihrer Begleitung wurden mit ausgewählten Partnern erste Pilotprojekte aufgesetzt und die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur (Health Engine) geprüft sowie getestet. Ihr Fachwissen und die Erfahrung rund um das Thema Records Management sowie die erfassten Anforderungen aus den Piloten und Kliniken führten zu einer positiven Weiterentwicklung des DMS. Die Erarbeitung eines Aktenplans (Ordnungssystem) für das ganze KSBL wurde gestartet. Zudem wurde mit der Erstellung der DMS-Richtlinien der Grundstein zur Weitererarbeitung eines gesamtheitlichen Regelwerks für das KSBL gelegt. Da heute im Gesundheitswesen kaum vergleichbare Vorhaben anzutreffen sind, möchten wir REXULT für die Projektleitung und fachspezifische Beratung besonders danken. Wir arbeiten schon seit Jahren immer wieder mit REXULT zusammen und schätzen ihre Unterstützung sehr.» – Didier Voegelin, Leiter Applikationsservices KSBL

Ausgangslage

Das Projekt Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS) beim Kantonsspital Baselland (KSBL) war ein Vorprojekt und verfolgte den Zweck, die organisatorischen sowie technischen Grundlagen für die Einführung und Weiterentwicklung eines gesamtheitlichen DMS für die nicht patientenbezogenen Akten des KSBL auszuarbeiten. Dazu gehörte auch die Vorbereitung eines etappenweisen Einführungsvorgehens und die Umsetzung in drei Pilot-Organisationseinheiten.

Nutzen

REXULT nahm in diesem Vorhaben die Projektleitung und fachspezifische Beratung im Bereich Records Management wahr. Dies beinhaltete im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

Analyse der Grundlagen und Voraussetzungen für die DMS-Einführung in den verschiedenen Organisationseinheiten
Unterstützung und Mitarbeit bei der Erstellung des Projektantrags inkl. Planung eines groben Einführungsvorgehens
Bedarfsabklärung und Priorisierung der übergeordneten Zusammenarbeit bei der gestaffelten Einführung
Definition und Priorisierung möglicher Pilot-Teilprojekte und Einführung in drei Pilot-Organisationseinheiten/Kliniken
Beratung betreffend technische Erweiterungen der Health Engine inkl. Erarbeitung des Zugriffskonzepts
Definition der im DMS einzuführenden Prozesse und deren Metadaten
Identifizierung der zu regulierenden organisatorischen Vorgaben und kontinuierliche Erarbeitung sowie Überprüfung der Rahmenbedingungen für das Arbeiten mit dem DMS
Identifizierung, Priorisierung und Umsetzung von Anforderungen der Organisationseinheiten
Prüfung einer möglichen Integration von Standard Office-Vorlagen und eines Vertragsmanagement-Moduls in das DMS
Leitung und Organisation von Sitzungen sowie Workshops

Trotz der schwierigen Ausgangssituation und komplexen Bedingungen im Zusammenhang mit dem DMS-Modul konnten die Piloten termingerecht und fachgerecht umgesetzt werden. Darüber hinaus wurden wichtige Vorbereitungsarbeiten für die Einführung des DMS bei anderen Organisationseinheiten durchgeführt, die Schnittstellen zu den Pilot-Organisationseinheiten aufweisen.

Dank intensivem Austausch und Kontakt mit den Organisationseinheiten/Kliniken sowie der Durchführung von Produktpräsentationen des DMS konnte erfolgreich Interesse für das System geweckt werden. Das Verständnis für Records Management sowie die Bedeutung und Vorteile eines unternehmensübergreifenden DMS wurden dadurch gefördert. Die Anstellung eines DMS-Applikationsverantwortlichen seitens KSBL hat die Pilot-Teilprojekte in der Endphase erheblich verbessert und ist ein wichtiger Baustein für den Fortschritt der Einführung.