Weiterentwicklung prozessgestützte Zusammenarbeit auf der Basis von Acta Nova beim Eidgenössischen Departement des Innern (EDI)

Ausgangslage

Das Eidg. Departement des Innern (EDI) verfügt über eine beachtliche Anzahl an verwaltungseinheitsübergreifenden Geschäftskonfigurationen, welche teilweise einen hohen Abhängigkeitsgrad untereinander aufweisen. Um dieser Komplexität und dem Prinzip möglichst nachhaltiger Konfigurationsansätze gerecht zu werden, hat das GS-EDI im Nachgang zum Ende 2020 abgeschlossenen Programm GENOVA EDI der Firma Lufthansa Industry Solutions BS GmbH im Rahmen eines Minitender den Zuschlag als zentrale Partnerin für die betriebliche Weiterentwicklung der prozessgestützten Zusammenarbeit im Bereich Acta Nova erteilt.

Mit dem Ziel, den Nutzen und die Effizienz von Acta Nova im EDI weiter zu steigern unterstützte REXULT das GS-EDI von April 2021 bis Ende 2022 als Sublieferantin der Firma Lufthansa Industry Solutions BS GmbH bei der Weiterentwicklung bestehender und der Entwicklung neuer Acta Nova Konfigurationen. Des Weiteren entlastete REXULT die GEVER-Verantwortlichen des EDI bei der Schulung von Mitarbeitenden, beim Release-, Anforderungs- und Testmanagement.

Nutzen

Tätigkeiten:

Business Analyse: Analyse von Problemstellungen und Lösungsansätzen insbesondere für die Bereiche Tradova (Übersetzungsmanagement) und IDP (Innerdepartementale Prozesse). Erheben, einordnen, verarbeiten und auswerten von Anforderungen der unterschiedlichsten Stakeholder, Koordination der beteiligten Stellen, Testmanagement und Implementierung der besten Lösung.
Fachadministration: Konfigurationen im Bereich Geschäftsverwaltung, IDP und IT-Architektur. Technische Umsetzung in Acta Nova, erstellen bzw. aktualisieren der technischen Dokumentation und ggf. der Anleitungen für die Endanwender.
Schulungskonzeption/-koordination: Konzeption von Schulungen für Neueintretende und Vorbereitung der monatlichen Durchführungen. Bedarfsabdeckung individueller Ausbildungen bei der IT, Geschäftsplanung/Digitale Transformation oder mit Fachreferenten und Erstellung spezifischer Schulungsunterlagen.
Teacher/-in: Durchführen von Schulungen rund um Acta Nova inkl. Individualanfragen in Vertiefungs- wie auch Basisthemen
Supporter/-in: Einführungssupport vor Ort, Floorwalking und individuelle Beantwortung der Benutzerfragen, Koordination der Supporter und der Supporttickets. Unterstützung beim Knowhow-Aufbau der Registratur.
Unterstützung Testing: Weiterführung der Aufgaben im Bereich Testmanagement von Major-Releases nach der Einführung. Organisation und Leitung von Sitzungen im Rahmen des Testings, Protokollierung von Test-Ergebnissen, Defect-Erfassung und Tracking, Koordination und Konsolidierung der Informationen rund um die Releases mit den involvierten Stellen (Lieferant, Betreiber, BK etc.).
Unterstützung Anforderungsmanagement Bundesstandard (BS) Acta Nova: Koordination und Konsolidierung neu eingehender Acta Nova Anforderungen der EDI-Ämter an die zentralen GEVER-Stellen unter der Instruktion des GEVER-Verantwortlichen EDI. Steuerung des Informationsflusses und Unterstützung bei der Eingabe und Priorisierung der neuen Anforderungen auf Stufe Bund.
Unterstützung GEVER-Verantwortlicher EDI: Unterstützung im Tagesgeschäft wie z.B. bei der Koordination und Protokollierung von Sitzungen in amtsübergreifenden Gremien oder bei der Vertretung des EDI in departementsübergreifenden Gremien. Beratung in strategischen Fragestellungen.

Als Subunternehmen der Lufthansa Industry Solutions wurde bei der Entwicklung und Weiterentwicklung einfacher, aber auch komplexer Geschäftskonfigurationen mitgewirkt.

Komplexe Geschäftskonfigurationen können im Widerspruch zur Benutzerfreundlichkeit stehen. Hier ist die Einbindung der Fachbereiche zentral und es gilt die richtige Balance zu finden, die Endanwender nicht zu überfordern. Zentrale Elemente, um die Qualität und den Nutzen komplexer verwaltungseinheitsübergreifender Konfigurationen aufrechtzuerhalten, sind die gegenseitige Beratung, die gemeinsame Abstimmung der Business Analysten und die laufende korrekte Nachführung der technischen Dokumentation.

Auch bei sorgfältiger Analyse und Planung von Anpassungen komplexer Geschäftskonfigurationen ist eine vorgängige Abschätzung der Risiken und des Aufwands sehr schwierig, da aufgrund der Komplexität keine übergeordnete Übersicht sämtlicher Zusammenhänge und Beziehungen der Konfigurationen möglich ist. Der Beizug technisch kompetenter Experten zur Analyse der Änderungsimpacts im Design der Lösung ist ein massgeblicher Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung. Unabdingbar bei dieser Komplexität ist zudem ein umfassendes Testmanagement, damit sichergestellt ist, dass keine Anpassung einer wichtigen Komponente vergessen geht.

Ansprechpartner

Deborah Bernardi
Senior Beraterin, Mandatsleiterin

Mandatsmitarbeitende

Deborah Bernardi

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Öffentliche Verwaltung

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Business Analyse